Causas del porque sistematizar un comercio.
Hay muchas razones por las cuales los comercios actuales desean sistematizar su negocio, la mayoría lo hace para ejercer control de sus operaciones diarias, normalmente buscan este tipo de salida, cuando comienzan a tener problemas de flujo de efectivo, es decir, la plata no les alcanza, a duras penas podemos cumplir nuestros compromisos con los empleados y principales proveedores y si alcanza tomaremos un poco de efectivo para sobrevivir mientras logramos hacer nuevos negocios y nivelar nuestros ingresos.
Al final lo que el pequeño comerciante desea, para no tener problemas financieros es tener control, una especie de vehículo financiero, poder avanzar en época de bonanza y frenar cuando vea el peligro o crisis financiera cuando sea necesario, pero eso no lo puede hacer con una simple intuición, corazonada o experiencia tal vez, o bien utilizar lo que los abuelitos siempre dicen, “uno debe de taparse hasta donde la chamarra da” dicho de otra manera, no gastar más de lo que tengo de ingresos, es decir vivir siempre bajo la premisa de que nunca hay plata y solo debo de gastar en lo necesario, si analizamos el negocio como un vehículo financiero, para saber cuándo avanzar y cuando frenar, necesitamos ciertos relojes financieros que nos indique el momento oportuno de tomar riesgos y mejor si son riesgos calculados.
Diferencias en tener control con intuición, corazonada o bien con indicadores financieros:
Veamos algo sencillo, relacionado con las compras: La experiencia nos indica que los productos más vendidos son X,Y,Z…, y así lo ha venido manejando durante años, lo que convierte sus inventarios en grandes sumas de dinero de los cuales un 30% es lo que más se vende y el resto es dinero estancado en el tiempo, sin embargo, en algún momento en función de controlar sus finanzas habrá realizado algún reporte que le indique, ¿cuáles son sus principales 20,40,90 o 200 productos lideres,? ,¿con mejor rentabilidad?, ¿Con menor esfuerzo financiero?, ¿invertir en productos que realmente dejen ganancias en sus bolsillos?, sería lo mejor, o acaso al comerciante no le gustaría tener ojo clínico para saber en qué productos invertir, que cantidades y a que precio y obtener ganancias de un día para otro, creo que sus problemas de liquides se resolverían de la noche a la mañana, o no?, que sucede con las compras de mas, sin calculo, sus compromisos con sus proveedores le ponen la soga al cuello, no podrá pagar a tiempo a sus empleados, a menos que les pague con mercadería, creo que no sería buena idea, no tendrá liquidez en el momento, recurrirá a préstamos, generando un costo adicional por intereses y si se atrasa mora y el interés.
Por otro lado, cuando sus relojes financieros funcionan bien, usted sabrá con mayor certeza, en qué momento y en que productos invertir, un eficiente sistema de computo (Programa de inventarios, ERP, CRM, Sistema de inventarios o como le quieran llamar), debiera darle esta información, ya lo dicen los magnates en los negocios, “EL BIEN MAS PRECIADO QUE POSEO, ES LA INFORMACIÓN”, debido a la información rápida y exacta podrá tomar mejores decisiones.
Otro ejemplo, es cuanto vender y a quien vender, Un programa de inventarios y de a administración de clientes, con sus módulos bien organizado, no solo le ayuda en atender de manera rápida y exacta a sus clientes, sino también a controlarlos, seamos sinceros, usted compraría un programa que maneje todos estos datos, siempre y cuando le ayude a ganar mas dinero, todos trabajamos para eso, entonces, veamos como funciona:
Si usted factura a mano y su cliente le pide un precio, tardara muchos minutos para saber si tiene existencia, cuanto le cuesta y si puede darle algún descuento, en caso de no tener, no sabrá si tiene algún sustituto, a menos que su vendedor tenga tremenda memoria para darle una solución inmediata, a parte de eso, tardara otros minutos para recolectar sus datos, como por ejemplo FECHA, NOMBRE, NIT, DIRECCION, TELEFONO Y HASTA PARA ANOTAR CADA PRODUCTO EN LA FACTURA QUE ESTARA EXTIENDO, NO DIGAMOS EL TIPO DE LETRA, EL GRAN TOTAL, TENDRÁ QUE SUMAR A MANO Y NO SABEMOS SI CUADRA, PUEDE PERDER DINERO POR CADA ERROR, y como si fuera poco todos esos datos tendrá que reescribirlos para cada vez que su cliente llegue a visitarlo.
Con un sistema bien organizado, usted tardara algunos segundos para decirle si hay o no existencia, el precio y el descuento máximo, a la gente le gusta escuchar los descuentos, porque suena interesante y una buena elección de compra, y usted podrá ser en adelante su proveedor frecuente, sinónimo de mas ganancias para su bolsillo, también podrá darle más opciones, accesorios adicionales para que la compra siga, alternativos, sustitutos y hasta consejos, usted puede proveer a sus vendedores de las herramientas y poderosas armas para cada cliente que le visite, es decir que no se valla con las manos vacías de su negocio, por tanto, su crédito sube y sus ventas incrementaran de manera automática, su cliente partirá contento y satisfecho de recibir un buen servicio.
Los grandes negocios, por el contrario, piensan en invertir cada vez más en tecnología, asignan un porcentaje de sus ingresos en gastos de tecnología, como cámaras, sistemas, promociones, paquetes, recordatorios con mensajes de texto, mercadeo Online, etc. Hoy en día, la tecnología revoluciona a grandes velocidades y usted no puede quedarse a tras, existen hoy en día, programas al alcance de su bolsillo, financiados, y es inversión que ayudara al crecimiento de su negocio. Tome la decisión sin pensarlo tanto por que el beneficio no es solo para usted, es para su negocio, para sus empleados y todos los miembros que dependen de su empresa.
